Rumah sakit ini dipastikan bangkrut dalam beberapa bulan lagi. Keadaannya sangat parah, penuh dengan dinding berlumut dan rembesan air. Ember dapat ditemukan untuk menampung air yang bocor. Begitu diselidiki, ternyata lantai dua tidak memiliki atap sama sekali.
Cash flow rumah sakit tersebut sangatlah buruk. Karena memiliki pasien yang sangat sedikit, tidak ada income yang lancar sehingga tidak bisa menutupi biaya operasional. Karyawan dibayar dengan upah di bawah standar, yang bahkan seharusnya ilegal dalam kota tersebut. Apalagi, tidak ada biaya untuk merenovasi atap lantai dua.
Sampai datang Marcus Hammarberg bersama tim dari Swedia yang membantu rumah sakit ini bangkit dari keterpurukan. Marcus Hammarberg memiliki latar belakang IT. Ia mengimplementasikan pengalaman dan apa yang selama ini telah ia pelajari ke dalam kasus nyata.
Start with What You Do Now
Marcus mulai dari pertanyaan yang paling krusial dari semua akar masalah. Bagaimana memperbaiki semua ini apabila income tidak ada?
Angka yang fantastis keluar ketika sedang menghitung budget yang dibutuhkan. Mustahil meraihnya dengan waktu yang sangat sempit sementara rumah sakit akan terancam bangkrut dalam waktu dekat.
Marcus mem-breakdown satu-persatu perhitungan biaya hingga muncul target yang harus dicapai per hari. Target tersebut dikomunikasikan kepada semua karyawan tiap pagi, hal yang belum pernah dicapai karena selama ini meeting hanya dilakukan tiap bulan. Selain agar adanya transparansi, hal ini juga berguna agar semua karyawan memahami masalah yang sedang dihadapi dan mengerti apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan bersama.
Visualisasi
Marcus membuat grafik target pasien yang bisa dilihat dan dipahami oleh semua karyawan, bahkan oleh pekerja laundry rumah sakit. Grafik tersebut menggambarkan berapa jumlah pasien per hari selama satu bulan. Ia menggambar garis target yang harus dicapai, beserta garis batas minimum jumlah pasien.
Penggunaan grafik sangat berguna untuk menjelaskan keadaan kepada seluruh karyawan. Trend akan mudah dibaca sehingga akan mudah pula untuk menganalisis dan memprediksi di bulan berikutnya. Jika grafik turun, berarti ada masalah yang harus diperbaiki. Jika stagnan, dapat diprediksikan apa yang harus ditingkatkan pada bulan berikutnya.
Limit Work in Process
Rumah sakit ini berada dalam situasi darurat. Untuk menambah income dengan menambah target pasien tentu membutuhkan ruangan dan bed tambahan. Ditambah lagi renovasi besar-besaran untuk memperbaiki keadaan rumah sakit. Jika dihitung, budget akan di luar jangkauan dan justru semakin sulit untuk menambah pemasukan.
Kebutuhan operasional sangat berantakan, terlalu banyak hal yang harus diperbaiki sehingga kurang efisien dari segi waktu maupun biaya. Untuk menciptakan efisiensi, perlu untuk mengatur prioritas dan memikirkan apa yang bisa dimanfaatkan dengan keterbatasan yang ada.
Salah satu strategi adalah memperbanyak kamar kelas 3 dan merenovasi sebagian dari lantai 2. Renovasi lantai 2 dipersempit agar hanya 1 ruangan saja dan memanfaatkan area yang tidak rusak untuk membangun kamar lain. Selain dapat menghemat waktu, pemanfaatan ini juga membantu untuk menghemat biaya.
Manage Flow
Marcus menciptakan kartu permintaan agar pekerjaan lebih tertata. Ketika operasional atau divisi lain butuh sesuatu, tulis dalam kartu tersebut agar tidak berantakan. Terdengar simpel, tetapi hasilnya luar biasa. Tadinya kepala operasional hanya bisa menyelesaikan 1-2 permintaan, ditambah dengan pekerjaan lain yang tak kunjung habis. Setelah ada sistem kartu tersebut, 40 lebih masalah dapat diselesaikan selama satu minggu.
Kesimpulan
Ketika menangani kasus rumah sakit ini, Marcus tak pernah sama sekali menyebut Kanban atau istilah teknis IT apapun. Dari kisah tersebut kita bisa mempelajari bahwa sebenarnya metode Agile merupakan hal yang universal dan bisa diterapkan pada seluruh bagian manajemen perusahaan.
Yang dilakukan Marcus sangat lah sederhana, tetapi dapat melakukan perubahan drastis. Pada dasarnya, teknologi ada untuk memudahkan pekerjaan manusia. Tidak perlu takut dengan teknologi yang terdengar besar dan dapat merubah kebiasaan, karena sebenarnya IT sangat dekat dalam kehidupan sehari-hari dan praktikal. Seperti yang dikatakan Marcus sebagai salah satu agenda dalam memperbaiki rumah sakit ini adalah “agree to pursue evolutionary change”.
Simak kisah lengkapnya dalam video ini.